POLITYKA PRYWATNOŚCI W URZĘDZIE MIASTA I GMINY WE FROMBORKU

Naszym celem jest należyte poinformowanie Państwa o sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych zgodnie z rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27.04.2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE („RODO"). Z tego względu w niniejszym dokumencie informujemy o podstawach prawnych przetwarzania danych osobowych, sposobach ich zbierania i wykorzystywania, a także o prawach podmiotów danych z tym związanych.

1. Czym są dane osobowe i co oznacza ich przetwarzanie?

Dane osobowe oznaczają informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej. Przetwarzaniem danych osobowych jest w zasadzie każda czynność na danych osobowych, niezależnie od tego, czy jest dokonywana w sposób zautomatyzowany czy nie, np. zbieranie, przechowywanie, utrwalanie, porządkowanie, modyfikowanie, przeglądanie, wykorzystywanie, udostępnianie, ograniczanie, usuwanie lub niszczenie. Przetwarzamy dane osobowe w różnych celach, przy czym w zależności od celu, zastosowanie mogą mieć różne sposoby zbierania, podstawy prawne przetwarzania, wykorzystywania, ujawniania oraz okresy przechowywania.

2. Kiedy niniejsza Polityka prywatności ma zastosowanie?

Niniejsza Polityka prywatności ma zastosowanie do wszystkich przypadków, w których Gmina Frombork jest administratorem danych osobowych i przetwarza dane osobowe. Gmina Frombork realizuje swoje obowiązki informacyjne, określone odpowiednio w art. 13 i art. 14 RODO.

3. Dane Administratora Danych Osobowych.

• Uprzejmie informujemy, że Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Gmina Frombork, adres: ul. Młynarska 5a, 14-530 Frombork, zwana dalej „Administratorem".
• Kontakt z Administratorem nawiązać można w szczególności:

1. pod numerem telefonu: +48 55 244 06 60,
2. pod adresem mailowym: sekretariat@frombork.pl,
3. pisemnie, pod adresem siedziby Administratora: Młynarska 5a, 14-530 Frombork.

4. Inspektor Ochrony Danych.

Administrator wyznaczył Inspektora Ochrony Danych (dalej również jako „IOD"), z którym można się kontaktować w sprawach przetwarzania danych osobowych za pośrednictwem poczty elektronicznej iod@frombork.pl IOD udzieli Pani/Panu odpowiedzi na wszelkie pytania dotyczące przetwarzania Pani/Pana danych osobowych.

5. Cele i podstawy prawne przetwarzania danych osobowych

1) W przypadku przetwarzania danych osobowych w związku z korzystaniem przez użytkowników z serwisów frombork.pl oraz https://frombork.bip.net.pl/ możemy mieć do czynienia z różnymi rodzajami podstaw prawnych przetwarzania, w zależności od kategorii danych osobowych, które przetwarzamy i celu przetwarzania.

W przypadku korzystania z serwisów wyżej wskazanych, Administrator przetwarza Pani/Pana dane osobowe w celu:

• diagnozowania problemów związanych z pracą serwera Administratora, analizy naruszeń bezpieczeństwa, przeprowadzania ankiet, zarządzania stroną internetową, identyfikacji i gromadzenia danych demograficznych od osób odwiedzających witrynę, np. informacje o regionie, z którego nastąpiło połączenie - dotyczy adresu IP (podstawa prawna przetwarzania: art. 6 ust. 1 lit. f RODO),
• prowadzenia korespondencji, w tym udzielenia odpowiedzi na pytania zadane za pomocą formularza kontaktowego umieszczonego na stronie internetowej Administratora (podstawa prawna przetwarzania: art. 6 ust. 1 lit. f RODO),
• prowadzenia korespondencji poprzez udostępniane narzędzie oraz prowadzenie innych działań marketingowych na portalu społecznościowym Facebook (podstawa prawna przetwarzania: art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

2) Ponadto, Administrator przetwarza Pani/Pana dane osobowe w celu:

• podjęcia działań zmierzających do zawarcia umowy oraz jej realizacji (podstawa prawna przetwarzania: art. 6 ust. 1 lit. b RODO),
• ustalenia, dochodzenia i obrony wzajemnych roszczeń (podstawa prawna przetwarzania: art. 6 ust. 1 lit. f RODO),
• spełnienia obowiązków wymaganych przepisami prawa w zakresie danych podatkowych i rachunkowych (podstawa prawna przetwarzania: art. 6 ust. 1 lit. c RODO),
• zarządzania zasobami ludzkimi oraz prowadzenia procesu rekrutacji (podstawa prawna przetwarzania: art. 6 ust. 1 lit. a, b oraz c RODO),
• wskazanym w zgodzie (w przypadku jej wyrażenia) – na podstawie tej zgody (podstawa prawna przetwarzania: art. 6 ust. 1 lit. a RODO)

3) Odbiorcami danych mogą być podmioty świadczące na rzecz Administratora usługi informatyczne, doradcze, konsultingowe (np. świadczące usługi prawne), księgowe, oraz podmioty świadczące usługi pocztowe, urzędy, dostawcy usług płatniczych, podmioty przeprowadzające kontrole/audyty u Administratora.

6. Cookies

1) W związku z udostępnianiem zawartości serwisów internetowych frombork.pl oraz https://frombork.bip.net.pl/ stosuje się tzw. cookies, tj. informacje zapisywane przez serwery na urządzeniu końcowym użytkownika, które serwery mogą odczytać przy każdorazowym połączeniu się z tego urządzenia końcowego, może także używać innych technologii o funkcjach podobnych lub tożsamych z cookies. W niniejszym dokumencie, informacje dotyczące cookies mają zastosowanie również do innych podobnych technologii stosowanych w ramach naszych serwisów internetowych. Pliki cookies (tzw. "ciasteczka") stanowią dane informatyczne, w szczególności pliki tekstowe, które przechowywane są w urządzeniu końcowym użytkownika serwisów internetowych www.frombork.pl oraz https://frombork.bip.net.pl/. Cookies zazwyczaj zawierają nazwę domeny serwisu internetowego, z którego pochodzą, czas przechowywania ich na urządzeniu końcowym oraz unikalny numer.

2) Pliki cookies wykorzystywane są w celu:

• dostosowania zawartości stron serwisu internetowego do preferencji użytkownika oraz optymalizacji korzystania ze stron internetowych; w szczególności pliki te pozwalają rozpoznać urządzenie użytkownika serwisu internetowego i odpowiednio wyświetlić stronę internetową, dostosowaną do jego indywidualnych potrzeb,
• tworzenia statystyk, które pomagają zrozumieć, w jaki sposób użytkownicy serwisu korzystają ze stron internetowych, co umożliwia ulepszanie ich struktury i zawartości,
• utrzymania sesji użytkownika serwisu internetowego (po zalogowaniu), dzięki której użytkownik nie musi na każdej podstronie serwisu ponownie wpisywać loginu i hasła,
• dostarczania użytkownikom treści reklamowych bardziej dostosowanych do ich zainteresowań.

3) W ramach serwisów internetowych frombork.pl oraz https://frombork.bip.net.pl/ możemy stosować następujące rodzaje plików cookies:

• „niezbędne” pliki cookies, umożliwiające korzystanie z usług dostępnych w ramach serwisu internetowego, np. uwierzytelniające pliki cookies wykorzystywane do usług wymagających uwierzytelniania w ramach serwisu,
• pliki cookies służące do zapewnienia bezpieczeństwa, np. wykorzystywane do wykrywania nadużyć w zakresie uwierzytelniania w ramach serwisu,
• pliki cookies, umożliwiające zbieranie informacji o sposobie korzystania ze stron internetowych serwisu,
• "funkcjonalne" pliki cookies, umożliwiające "zapamiętanie" wybranych przez użytkownika ustawień i personalizację interfejsu użytkownika, np. w zakresie wybranego języka lub regionu, z którego pochodzi użytkownik, rozmiaru czcionki, wyglądu strony internetowej itp.,
• "reklamowe" pliki cookies, umożliwiające dostarczanie użytkownikom treści reklamowych bardziej dostosowanych do ich zainteresowań.

4) W wielu przypadkach oprogramowanie służące do przeglądania stron internetowych (przeglądarka internetowa) domyślnie dopuszcza przechowywanie plików cookies w urządzeniu końcowym użytkownika. Użytkownicy serwisu mogą dokonać w każdym czasie zmiany ustawień dotyczących plików cookies. Ustawienia te mogą zostać zmienione w szczególności w taki sposób, aby blokować automatyczną obsługę plików cookies w ustawieniach przeglądarki internetowej bądź informować o ich każdorazowym zamieszczeniu w urządzeniu użytkownika serwisu internetowego. Szczegółowe informacje o możliwości i sposobach obsługi plików cookies dostępne są w ustawieniach oprogramowania (przeglądarki internetowej). Niedokonanie zmiany ustawień w zakresie cookies oznacza, że będą one zamieszczone w urządzeniu końcowym użytkownika, a tym samym będziemy przechowywać informacje w urządzeniu końcowym użytkownika i uzyskiwać dostęp do tych informacji.

5) Wyłączenie stosowania cookies może spowodować utrudnienia korzystanie z niektórych usług w ramach naszych serwisów internetowych, w szczególności wymagających logowania. Wyłączenie opcji przyjmowania cookies nie powoduje natomiast braku możliwości czytania lub oglądania treści zamieszczanych w serwisach internetowych frombork.pl oraz https://frombork.bip.net.pl/ z zastrzeżeniem tych, do których dostęp wymaga logowania.

6) Pliki cookies mogą być zamieszczane w urządzeniu końcowym użytkownika serwisu internetowego frombork.pl oraz https://frombork.bip.net.pl/, a następnie wykorzystywane przez współpracujących z serwisem reklamodawców, firmy badawcze oraz dostawców aplikacji multimedialnych.

7. Uprawnienia podmiotów danych.

1) Uprzejmie informujemy, że posiada Pani/Pan prawo do:

• dostępu do swoich danych osobowych;
• sprostowania danych osobowych;
• usunięcia danych osobowych;
• ograniczenia przetwarzania danych osobowych;
• sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych;
• przenoszenia danych osobowych.

2) Szanujemy Pani/Pana prawa wynikające z przepisów o ochronie danych osobowych i staramy się ułatwiać ich realizację w najwyższym możliwym stopniu.

3) Wskazujemy, że wymienione uprawnienia nie mają charakteru absolutnego, a zatem w niektórych sytuacjach możemy zgodnie z prawem odmówić Pani/Panu ich spełnienia. Jednakże, jeżeli odmawiamy uwzględnienia żądania, to tylko po wnikliwej analizie i tylko w sytuacji, gdy odmowa uwzględnienia żądania jest konieczna.

4) Odnośnie prawa do wniesienia sprzeciwu wyjaśniamy, że w każdej chwili przysługuje Pani/Panu prawo do sprzeciwienia się przetwarzaniu danych osobowych na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora. Musi Pani/Pan jednak pamiętać, że zgodnie z przepisami możemy odmówić uwzględnienia sprzeciwu, jeżeli wykażemy, że:

• istnieją prawnie uzasadnione podstawy do przetwarzania, które są nadrzędne w stosunku do Pani/Pana interesów, praw i wolności lub
• istnieją podstawy do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.

5) Ponadto w każdej chwili może Pani/Pan wnieść sprzeciw wobec przetwarzania Pani/Pana danych osobowych do celów marketingowych. W takiej sytuacji po otrzymaniu sprzeciwu zaprzestaniemy przetwarzania w tym celu.

6) Odnośnie prawa do przenoszenia danych wyjaśniamy, że przysługuje ono wyłącznie, jeśli:

• przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody

oraz

• przetwarzanie odbywa się w sposób zautomatyzowany.

7) Swoje uprawnienia może Pani/Pan zrealizować poprzez:

• wysłanie maila bezpośrednio do Administratora na adres sekretariat@frombork.pl

lub

• wysłanie maila do Inspektora Ochrony Danych na adres iod@frombork.pl

8) Posiada Pani/Pan także prawo do wniesienia skargi - jeżeli uważa Pani/Pan, że Pani/Pana dane osobowe są przetwarzane niezgodnie z obowiązującym prawem, może Pani/Pan wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

9) Jeżeli przetwarzanie danych osobowych odbywa się na podstawie zgody, posiada Pani/Pan prawo do jej wycofania.

10) Jeżeli chciałaby/-by Pani/Pan cofnąć zgodę na przetwarzanie danych osobowych, to w tym celu wystarczy:

• wysłać maila bezpośrednio do Administratora Danych na adres: sekretariat@frombork.pl

lub

• wysłać maila do Inspektora Ochrony Danych na adres: iod@frombork.pl.

11) Jeżeli przetwarzanie Pani/Pana danych osobowych odbywało się na podstawie zgody, jej cofnięcie nie wpływa na zgodność z prawem dotychczasowego przetwarzania.

8. Wymóg podania danych osobowych.

Podanie jakichkolwiek danych osobowych jest dobrowolne i zależy od Pani/Pana decyzji. Jednakże w niektórych przypadkach podanie określonych danych osobowych jest konieczne, aby spełnić Pani/Pana oczekiwania, np. w zakresie korzystania z kontaktu mailowego z Administratorem.

9. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji i profilowanie.

Uprzejmie informujemy, że nie dokonujemy zautomatyzowanego podejmowania decyzji, w tym w oparciu o profilowanie.

10. Przekazywanie danych osobowych do państw trzecich.

Uprzejmie informujemy, że Pani/Pana dane osobowe nie są przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy.

11. Okres przetwarzania danych osobowych.

• Zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa przetwarzamy Pani/Pana dane przez czas, który jest potrzebny, aby osiągnąć wyznaczony cel. Po tym okresie Pana/Pani dane osobowe zostaną nieodwracalnie usunięte lub zniszczone. Dane osobowe przetwarzane na podstawie udzielonej zgody będą przetwarzane do czasu ustania celu, w jakim wyrażono zgodę na ich przetwarzanie lub do momentu wycofania zgody.
• W sytuacji, gdy nie potrzebujemy wykonywać innych operacji na Pani/Pana danych osobowych niż ich przechowywanie, do momentu trwałego usunięcia lub zniszczenia dodatkowo je zabezpieczamy - poprzez pseudonimizację. Pseudonimizacja polega na takim zaszyfrowaniu danych osobowych, czy też zbioru danych osobowych, że bez dodatkowego klucza nie da się ich odczytać, a zatem takie informacje stają się całkowicie bezużyteczne dla osoby nieuprawnionej.

Nasza strona internetowa zawiera odnośnik do Biuletynu Informacji Publicznej: https://frombork.bip.net.pl/

Jeśli strona Internetowa zawiera inne odnośniki do innych stron WWW nie możemy ponosić odpowiedzialności za zasady zachowania prywatności obowiązujące na tych stronach. Niniejsza polityka prywatności dotyczy tylko Strony Internetowej: www.frombork.pl

11. Postanowienia końcowe.

• W zakresie nieuregulowanym niniejszą Polityką prywatności obowiązują przepisy z zakresu ochrony danych osobowych.
• Niniejsza Polityka prywatności obowiązuje od dnia 25 maja 2018 r.

Ostatnia aktualizacja:  13.06.2023 r.